Das MEAG Hinweisgebersystem

Jede Person kann eine Meldung abgeben. Unter anderem gilt dies für unsere eigenen Mitarbeiter, unsere Kunden/Auftraggeber, Dienstleister/Lieferanten und weiteren Geschäftspartner sowie die Öffentlichkeit im Allgemeinen. Jede Person, die eine Meldung abgeben will, wird nachfolgend als „Hinweisgeber“ bezeichnet.

Gemeldet werden können potenzielle Compliance-Verstöße (die sich ereignet haben oder wahrscheinlich sind) unter anderem zu den folgenden Schwerpunkten:

• Korruption/Bestechung
• Sonstige Wirtschaftsvergehen (Betrug, Unterschlagung etc.)
• Datenschutz
• Wettbewerbs-/Kartellverstöße
• Insiderhandel/Marktmanipulation
• Aufsichtsrecht
• Geldwäschebekämpfung (AML)
• Sanktionen
• Informationssicherheit
• Menschenrechte bzw. andere ESG-Aspekte

Es können auch weitere Themen, die nicht notwendigerweise unter einen der vorstehend genannten Schwerpunkte fallen oder die den Zielen bzw. Zwecken etwaiger zugrundeliegender (gesetzlicher oder interner) Regeln bzw. Vorschriften zuwiderlaufen, gemeldet werden.

Neben Kompetenz und Leistung legen wir großen Wert auf fairen Umgang mit unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Dazu gehört auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, des unternehmensinternen Code of Conduct und der daraus resultierenden Regelungen.

Verhaltensweisen oder Umstände, die nicht mit unserem Verhaltenskodex übereinstimmen, können MEAG schädigen und im Extremfall sogar existenzgefährdend sein. Durch Ihren Hinweis leisten Sie einen wichtigen Beitrag, um Vermögens- und Reputationsrisiken frühzeitig aufzudecken und Schäden zu vermeiden.

Der Zugang zum Hinweisgeber-Portal erfolgt unter: MEAG Hinweisgeber-Portal

Sie können dort wählen, ob Sie Ihre Meldung an die Compliance-Abteilung der MEAG oder die zentrale Ombudsstelle der MEAG richten. Ihre Meldung wird nur für diejenigen Compliance-Funktionen sichtbar sein, denen Sie die Informationen mitteilen wollen.

Neben dem Hinweisgeber-Portal der MEAG können sich Hinweisgeber natürlich auch per Post, per Hauspost oder per E-Mail an die Compliance-Abteilung der MEAG wenden:

MEAG MUNICH ERGO AssetManagement GmbH
Legal, Regulatory & Compliance
Am Münchner Tor 1
80805 München

E-Mail: whistleblowing@meag.com

Im Falle einer persönlichen Benachrichtigung vereinbaren Sie bitte im Voraus einen Termin per E-Mail.

Markus Brinkmann ist Ombudsmann von MEAG. Sie können folgende Kontaktmöglichkeiten nutzen (Telefon, Postanschrift, frei formulierte E-Mail von MEAG Rechner oder privatem Rechner):

Markus Brinkmann
Partner, Leiter Forensic, Risk & Compliance, CFE
BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Fuhlentwiete 12
20355 Hamburg, Germany

Markus Brinkmann erreichen Sie telefonisch unter der folgenden Telefonnummer, die ausschließlich für seine Tätigkeit als Ombudsmann bereitgestellt wird: 0800-6645895.

Der Ombudsmann ist von 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr zu erreichen. Sollte er zwischen den oben genannten Zeiten vorübergehend nicht erreichbar sein, können Sie eine Nachricht auf seiner Mailbox hinterlassen.

E-Mail: ombudsmann.mr@bdo.de

Zudem können Mitarbeiter der MEAG, die Hinweise auf einen potenziellen Compliance-Verstoß haben, diese zunächst in ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld, insbesondere an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung richten. Auch der Datenschutzbeauftragte, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, steht zur Verfügung, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. 

Jede Meldung ist erwünscht und Vergeltungsmaßnahmen sind nicht zu befürchten.

Wir ermutigen Sie, die oben genannten Kontakte zu nutzen. Darüber hinaus können potenzielle Compliance-Verstöße selbstverständlich auch die jeweils örtlich zuständigen Behörden gemeldet werden.

Die detaillierten Prozessschritte werden im Hinweisgeber-Portal beschrieben.

Die Texteingabemaske ist in Deutsch und Englisch verfügbar. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Meldung in jedweder Sprache verfassen können. Die Meldung ist kostenlos und kann von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit genutzt werden.

Sie werden in fünf Schritten durch den Meldeprozess geführt, einschließlich einer Kategorisierung des gemeldeten Themas und der Auswahl der Compliance-Funktion, an die Sie melden möchten.

Im freien Textfeld stehen Ihnen 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer ganzen DIN-A4-Seite entspricht. Sie können Ihrer Meldung auch kleinere Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB beifügen. Die Hinweisgeber-Portal ermöglicht auch die Einrichtung einer geschützten Mailbox-Funktion ("Postkasten"), die es der zuständigen Compliance-Funktion ermöglicht, mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls es Fragen gibt.

Die Compliance-Abteilung wird Ihre Meldung bearbeiten, d. h. die Angaben prüfen und erforderlichenfalls eine Untersuchung einleiten.

Sofern Sie einen Kommunikationskanal gewählt haben, über den die Compliance-Abteilung mit Ihnen in Kontakt treten kann (z. B. über den geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgeber-Portals), erhalten Sie darüber hinaus innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs Ihrer Meldung und eine weitere Rückmeldung spätestens nach drei Monaten.

Wir ermutigen Sie daher, einen geschützten Postkasten innerhalb des Hinweisgebersystems einzurichten, da die zuständige Compliance-Abteilung Sie so auch im Fall weiterer Fragen kontaktieren kann.

Ja, Ihre Meldung ist vertraulich! Sie können wählen, ob Sie anonym bleiben oder Ihren Namen angeben wollen.

Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Namen anzugeben, garantieren wir, dass Ihre Identität nur gegenüber den unmittelbar mit der Fallbearbeitung betrauten Personen offengelegt wird. Sobald die Bearbeitung des Falls abgeschlossen ist, werden Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Das Prinzip des MEAG Hinweisgeber-Portals besteht darin, die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Die Anonymitätsfunktion des Systems ist zertifiziert und kann von Ihnen jederzeit überprüft werden

Verschlüsselungen und sonstige spezielle Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihre Meldung jederzeit anonym bleibt. Zu keinem Zeitpunkt während des Prozesses werden Sie aufgefordert, persönliche Daten anzugeben.

Der für Ihre Meldung zuständige Bearbeiter wird Sie über Ihren geschützten Postkasten kontaktieren, um Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden zu halten oder weitere Fragen zu stellen, sofern bestimmte Punkte einer Klärung bedürfen – Ihre Anonymität bleibt während dieses Vorgangs jederzeit gewahrt.

Nein! Solange Sie nachvollziehbare Gründe haben, anzunehmen, dass die gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt Ihrer Meldung der Wahrheit entsprochen haben, müssen Sie keine Vergeltungsmaßnahmen als Konsequenz aus Ihrer Meldung fürchten und jeder diesbezügliche Versuch würde für sich genommen als schwerwiegender Compliance-Verstoß gewertet.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung eingeschüchtert werden oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie ergriffen werden, melden Sie sich bitte über das Hinweisgeber-Portal. Solche Einschüchterungen oder Vergeltungsmaßnahmen werden ebenfalls geprüft und gegebenenfalls gemäß den oben beschriebenen Verfahren weiter untersucht.

Im umgekehrten Fall gilt, dass auch die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung einen ernsten Compliance-Verstoß darstellt und schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Im umgekehrten Fall kann der Verdacht auf einen Compliance-Verstoß durch eine andere Person schwerwiegende Folgen für die Betroffenen haben. Aus diesem Grund ist das Hinweisgeber-Portal verantwortungsvoll zu nutzen. Hinweisgeber sind angehalten, nur Hinweise zu geben, von deren Richtigkeit sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Die vorsätzliche Abgabe einer falschen Meldung stellt einen ernsten Compliance-Verstoß dar und kann schwerwiegende strafrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.